Posėdžio protokolas yra dokumentas, atspindintis visus svarbius šio įvykio sprendimus. Neteisingas projekto parengimas tiek prasmės, tiek projekto prasme gali sukelti ginčą susitikimo dalyviams. Be to, yra rizika, kad bus priimti neteisingi valdymo sprendimai, jei gamybos posėdžio protokole bus pateikta klaidinanti informacija. Teisingai išdėstyti padės paprastų rekomendacijų rinkinys.
Šio dokumento tekstą paprastai sudaro dvi dalys: įvadinė ir pagrindinė dalys. Posėdžio protokole (jo pirmoje pusėje) pateikiami pagrindiniai įvykio parametrai: pareigos, vardas ir pavardė dalyviai, pirmininkas ir sekretorius. Kai vienas iš dalyvaujančiųjų turi specialų statusą (pakviestas, ekspertas, stebėtojas ir pan.), Tai taip pat pažymima dokumente. Jei posėdyje dalyvavo daug žmonių, posėdžio protokole gali būti duomenų apie juos atskirame lape, kuris yra neatsiejamas dokumento pritaikymas. Įvadinis skyrius baigiamas darbotvarke, kurioje pateikiamas nagrinėjamų klausimų sąrašas. Pageidautina juos išdėstyti pagal svarbą, tačiau gali būti ir kitų veiksnių, turinčių įtakos vietai klausimų sąraše. Pvz., Darbotvarkės struktūra gali priklausyti nuo dalies jos klausimų loginio ryšio ar renginyje dalyvaujančių asmenų užimtumo. Pats dokumentas yra vykdomas ant organizacijos (jos padalinio) firminio blanko, jis turi būti nurodytas, kada įvyko susitikimas.
Pagrindinio posėdžio protokolas turėtų atitikti įvadinį. Visų pirma, jo punktai turėtų vykti ta pačia tvarka, kaip ir darbotvarkėje. Tekstas, kuriame užfiksuota informacija apie kiekvieną darbotvarkės punktą, sudarymo algoritmas yra toks: „klausausi“, „kalbėjau“, „nusprendžiau“. Pagrindinė šios protokolo dalies taisyklė yra ta, kad jis neturi virsti savotišku nuorašu.
Visų pirma papunktis „klausytas“ apibūdina, kas buvo pagrindinis pranešėjas šiuo klausimu, ką jis pasiūlė per savo kalbą. Kalbėtojai dalyviai taip pat nurodo, kas pasakė, ką jie pasiūlė. Sprendimu nustatoma galutinė posėdžio dalyvių daugumos pozicija. Jei jis buvo priimtas balsuojant, tada nurodoma, kiek žmonių buvo už, kiek buvo prieš ir kiek susilaikė. Atsižvelgiant į aptartų klausimų svarbą, gali būti išvardyti pilni vardai. žmonės, užėmę šią ar tą poziciją.
Posėdžio protokolą surašo sekretorius, patį dokumentą pasirašo vykdomoji valdžia ir posėdžio pirmininkas. Informacijos šaltinis jos kompiliacijai yra ranka rašyti juodraščiai, užrašai, sukurti naudojant diktofoną, nuorašai. Jei posėdyje nustatytiems klausimams išspręsti reikalingas aukšto pareigūno, nedalyvavusio posėdyje, leidimas, šio vadovo sprendimams gali būti suteiktas papildomas patvirtinimas. Pasirašytas ir užregistruotas protokolas gali būti išsiųstas tiek kaip vienas dokumentas, tiek kaip išrašas pareigūnams, kuriam taikoma tik dalis klausimų.
