Visi žino žodį protokolas. Biuro darbuotojai reguliariai tai girdi susitikimų metu, policijos pareigūnai tai naudoja savo profesinėje veikloje, o valstybių vadovai ir diplomatai yra priversti laikytis jiems duotų taisyklių. Kas yra protokolas? Sužinosime žemiau.
Protokolo sąvokos reikšmė
Šis žodis, kaip ir daugybė kitų terminų, turi keletą reikšmių. Viskas priklauso nuo veiklos srities, kurioje taikoma norima koncepcija. Taigi, mes apsvarstysime dažniausiai pasitaikančias situacijas, kai įprasta kalbėti apie protokolą.
Jei mes kalbame apie verslo aplinką, tada protokolas yra dokumentas, apibūdinantis įvykį (susirinkimas, susirinkimas, direktorių valdyba ir kt.).
Mes jau minėjome aukščiau apie policiją, kuri taip pat dažnai surašo panašų dokumentą. Šiuo atveju numanomas nusikaltimo ar nusižengimo faktas.
Tarptautiniu mastu protokolas yra taisyklių rinkinys, kurio reikėtų laikytis oficialiuose vyriausybės ir diplomatinių pareigūnų susitikimuose. Pavyzdžiui, yra valstybių vadovų susitikimų ar vizito pas prezidentą protokolas.
Tačiau šiame straipsnyje mes sutelksime dėmesį į verslo protokolų koncepciją.
Susitikimo protokolas
Verslo susitikimai yra neatsiejama visų procesų verslo aplinkoje dalis. Jie gali praeiti oficialiai, atsižvelgiant į paskirtą laiką ir tik biurų pastate. Neoficialios verslo datos taip pat yra labai populiarios. Antruoju atveju galite išsiversti be pokalbio protokolo patvirtinimo. Jei posėdis yra oficialus, tada jis turi būti rašytinis pagal visas taisykles.
Protokolą saugo sekretorius ar kitas asmuo, turintis tokius įgaliojimus. Norėdami neatsilikti nuo pokalbio, pabandykite išsiaiškinti apytikslį klausimų, kurie bus aptariami susitikime, sąrašą. Diktofono buvimas nebus nereikalingas, kad nepraleistumėte detalių, nes protokolas yra labai išsamus verslo įvykio aprašymas.
Reikėtų užrašyti dalyvaujančių ir nedalyvaujančių asmenų vardus. Patys galite pasidaryti pastabas dėl kiekvieno atvykusio į susitikimą vietos, kad būtų galima be klaidų nurodyti tam tikrų žodžių autorystę.
Kiekvieno susitikimo pradžioje nustatoma klausimų svarstymo tvarka, būtinai parašykite jį pažodžiui.
Jei posėdyje buvo balsuojama, nurodykite jo rezultatus (kiek žmonių balsavo už ir kiek balsavo prieš). Jei posėdyje dalyvavo nedaug žmonių, jūs taip pat turite galimybę pažymėti visų balsavusiųjų vardus ir pavardes.
Neišmeskite protokolo vykdymo į ilgą dėžutę, nes per tą laiką galite pamiršti susitikimo detales.
Derybų protokolas
Derybos skiriasi nuo įprastų verslo susitikimų tuo, kad paprastai aptariamas vienas ar keli klausimai, kurie vaidina didelį vaidmenį abiem šalims. Tokiu atveju protokolas yra galimybė ištaisyti visus pokalbio niuansus ir šalių reikalavimus. Ne visada svarstomas klausimas išsprendžiamas iškart po pirmųjų derybų, todėl direktoriams ar kitiems darbuotojams reikia laiko ir visos informacijos apie susitikimą.
Derybų protokolas sudaromas tuo pačiu principu kaip ir bet kuris verslo dokumentas.
Būtina nurodyti aprašyto įvykio datą, dokumento numerį ir pilną vardo versiją. Žemiau yra įžanga, kurioje būtinai nurodomas dalyvių sąrašas ir pagrindinės diskusijų problemos.
Pagrindinėje dalyje informacija paprastai suskirstoma į tris dalis: „Išklausyta“, „Kalbėta“, „Nuspręsta“. Pilnoje protokolo versijoje visų kalbėtojų žodžiai cituojami pažodžiui, taip pat kai kuriais atvejais yra daromas protokolo išrašas, dubliuojantis tam tikrą jo dalį.
