Bet kuris analitinis dokumentas yra valdymo kategorijos įrankis, leidžiantis priimti teisingą sprendimą. Dokumente pateikiama konkretaus tyrimo objekto apžvalga su išvadomis apie rezultatus, nurodant jų įgyvendinimo metodus. Informacija gali būti įtraukta į pastabą apie ankstesnius tyrimus ir išvadas.
Dokumento struktūra
Norminių aktų lygmenyje dokumento struktūra nėra apibrėžta, nėra griežtų jo rengimo reikalavimų. Straipsnyje plėtojama tam tikra praktika, išskiriami šie privalomi punktai:
- dokumento antraštė, pavadinimas;
- anotacija;
- įvadas;
- aprašytos problemos esmė, tai yra pagrindinė dokumento dalis;
- išvados ir išvados;
- Siuntėjo parašas ir data.
Dokumento pabaigoje, pateikus išvadas, gali būti panaudotos literatūros sąrašas, ataskaitos, kuriomis jos autorius rėmėsi rašydamas pastabą, ir paraiškų sąrašas.
Dangtelis ir dokumento pavadinimas
Ši dokumento dalis yra parengta griežtai laikantis standartų, priimtų verslo eigoje.
Analitinių pastabų rašymo pavyzdys:
LLC vadovas …
F.I.O.
(iš) kam
Struktūrinio padalinio vadovas …
F.I.O.
Analitinė pastaba
Jei tokių dokumentų registravimą numato vidinis dokumentų srautas, pritvirtinama rašto data ir išeinantis numeris.
Anotacija arba pratarmė
Šioje dokumento pastraipoje trumpai aprašoma problemos esmė. Jei mes kalbame apie mokslo bendruomenę, tada galima nurodyti pagrindinį tikslą ir metodus, kurie buvo naudojami analizuojant duomenis. Šioje pastabos pastraipoje gali būti aprašyti duomenų šaltiniai, jų naudojimo pagrindas. Reikėtų parodyti strateginį tikslą, kurio pasiekimas įkvėpė dokumento autorių atlikti tyrimus.
Apsvarstykite analitinių užrašų rašymo pavyzdį.
Jei dokumentas susijęs su vidiniu dokumentų valdymu, pratarmė paprastai gali būti trumpa:
… Dėl sandėlio Nr. … atlikto inventorizacijos rezultatų … data …
arba
… Apie skyriaus einamąjį ketvirtį suplanuotų darbų eigą … vardas …
Jei mes kalbame apie mokslo bendruomenėje naudojamus dokumentus arba apie rimtos problemos analizę, tada pratarmė gali atrodyti taip:
… Anotacija: Per pastaruosius 3 mėnesius atlikta automobilių paklausos analizė pagal jų kategorijas ir prekės ženklus parduotuvėje … pavadinimas …
Tyrimas atliktas naudojant klasikinę daugiamatę analizę. Duomenys apibendrinti bendroje lentelėje su visų veiksnių įvertinimu dešimties balų skalėje. Remiantis tyrimo rezultatais, neginčijamas lyderis buvo nustatytas … pagal transporto priemonės pavadinimą …
Analitinių pastabų apie įmonės pardavimo skyrių rašymas:
… Bendrovė … pavadinimas … 6 mėnesius, pardavimų skyriaus rezultatų analizė. Dėl to buvo nustatyta keletas nukrypimų nuo planuojamų rodiklių su galimomis jų atsiradimo priežastimis.
|
Analizuotas rodiklis |
planas |
faktas |
% nuokrypis |
priežastis |
|
Grynųjų pinigų įplaukos iš pardavimo, RUB |
||||
|
Sandėlių atsargos ……….. |
Pagrindinė dokumento dalis
Šioje pastabos dalyje rekomenduojama laikytis tam tikros struktūros:
- Analizuojamos problemos aprašymas.
- Analizėje naudojami metodai.
Jei dokumentas pasirodo esąs didelis, tada turinį galima sudaryti nurodant puslapių numerius, tam tikros dokumento dalies pavadinimus.
Pagrindinis dėmesys skiriamas analizės metodams su išankstinėmis išvadomis. Jei tam tikros teorijos atsirado darbo metu, tada jos yra išreikštos dokumente. Svarbiausia, kad pagrindinės dokumento dalies struktūra turi logiką.
Apsvarstykite analitinių užrašų rašymo pavyzdį, problemos esmės aprašymą.
Įmonės valdymas … Kreipiausi į mūsų organizaciją dėl to, kad per pastaruosius 2 metus pardavimo skyriuje nuolat mažėjo pelnas. Derybų metu paaiškėjo, kad klientų skaičius nemažėjo, priešingai, per pastaruosius 2 metus jų skaičius išaugo 20%. Tuo pačiu metu pajamos sumažėjo 30%. Analizuojant pardavimo skyriaus veiklą, buvo naudojami šie metodai ……………..
Baigiamoji dalis, išvados
Analitinė įmonės (pavyzdžiai yra šiame straipsnyje) arba mokslininko pastaba, politika negali būti be išvadų. Be to, tas, kuriame yra prognozė ir rekomendacijos tolimesniems veiksmams, yra laikomas teisingai parengtu dokumentu. Šių išvadų ir rekomendacijų konstravimas turėtų būti pagrįstas tik atliktais tyrimais ir gautais rezultatais. Tokiu atveju išvados neturėtų būti kartojamos, turint omenyje anksčiau gautas išvadas, kurios buvo išdėstytos pagrindinėje užrašo dalyje.
Analitinėje pastaboje (pavyzdžiai pateikiami žemiau) neturėtų būti prieštaravimų, ypač paskutinėje dalyje, aiškus išvadų ir analizės ryšys turėtų būti atsektas dokumente. Jokių galutinių „kalbų“, kurios nepateisinamos aukščiau pateiktu tekstu, ty jokių asmeninių išvadų.
Apsvarstykite mėginio analizinę pastabą (pavyzdys).
… Norint pašalinti nuostolius, susijusius su pardavimais, kurie buvo pastebėti per pastaruosius 2 metus, turėtų būti planuojamos šios priemonės:
|
Laukiamas ekonominis poveikis |
Iki kurios datos turėtų būti rengiami renginiai |
Būtina imtis veiksmų |
Atsakingas |
Nerekomenduojama daryti išvadų dėl daugiau nei vieno A4 formato puslapio.
Parašas ir paraiškos
Dokumento pabaigoje būtinai registruojama autoriaus vieta ir vardas, pavardė (su dekodavimu). Jei analizę atliko keli asmenys, tada jie turi būti nurodyti. Užklijuojama rašto ir parašo parašymo data. Jei dokumentas yra skirtas plačiam žmonių ratui arba yra perduotas kitam įmonės struktūriniam padaliniui, galite nurodyti kontaktinę informaciją, kad gautumėte atsiliepimų.
Analitinės pastabos (pavyzdžiai, kuriuos apžvelgėme) gali būti pritaikytos. Tai yra papildomi dokumentai, kuriuose gali būti diagramos ir tarpiniai duomenys, naudotų terminų sąrašas arba autoriaus naudojamos skaičiavimo formulės. Galite nurodyti nuorodų, iš kurių informacija buvo analizės pagrindas, sąrašą.
