Renginys - tai susitikimas, suplanuotas ir organizuojamas dalyvaujant grupei žmonių: atostogos, verslo susitikimas, sporto renginys, vaikų vakarėlis, reklaminė kampanija ir kt. Kadangi renginyje dažniausiai lankosi didelis skaičius dalyvių, nepaprastai svarbu pasirūpinti visų pakviestųjų saugumu, taip pat kad jie buvo patogūs, niekam nebuvo nuobodu, nebuvo jokių nusiskundimų dėl meniu, menininkų pasirodymo, posėdžių salės dizaino ir pan., kad išvengtumėte nemalonių netikėtumų, turite būti atidūs Bet pasiruošti.
Renginio rengimas prasideda nuo planavimo. Geriau nerimauti, kaip iš anksto suplanuoti renginį. Kuo daugiau laiko liko iki reikšmingos datos, tuo daugiau galimybių dalykus apgalvoti, pasverti, išvengti klaidų ir neigiamų dalyvių atsiliepimų. Planai sudaromi atsižvelgiant į renginio specifiką, tačiau yra ir bendrų planavimo rekomendacijų.
Ką planuoti
Visų pirma, tikslas. Joks renginys nevyksta kaip tik toks. Bendrovės vadovai nori pasiekti tam tikrų rezultatų: įmonės kultūros formavimą, prekių reklamą rinkoje, verslo platformų išplėtimą, darbuotojų mitingą, jubiliejaus minėjimą (oficialus jo nuopelnų įmonei pripažinimas) ir kt. Svarbiausia, kad tikslas turėtų būti konkretus, aiškiai suformuluotas ir pasiekiamas.. Kartu su tikslu nustatomas ir renginio tipas (švediškas stalas, piknikas, atostogos vandens parke ir kt.).
Kitas planavimo etapas yra biudžetas. Kad ir kaip stengsis organizatorius, nebus įmanoma įgyvendinti visų kūrybinių idėjų, jei biudžetas to neleidžia. Todėl prieš priimdami sprendimą, kaip sudaryti veiksmų planą, turite nuspręsti dėl finansų.
Svarstomi šie punktai:
- svečių skaičius ir lytis (būtini meniu sudarymui, gėrimų pasirinkimui);
- renginio vieta;
- dizainas ir techninė įranga;
- transportas (jei renginio nėra);
- fotografavimas vaizdo ir vaizdo įrašais;
- šeimininko, menininkų kvietimas;
- prizai ir dovanos;
- Informacija apie renginį žiniasklaidoje (jei reikia).
Klausimynai
Išsiaiškinę aukščiau pateiktus klausimus, galite pradėti rinkti klausimynus pakviestiesiems. Taigi bus lengviau atsižvelgti į svečių norus. Pagal apklausos rezultatus gali tekti koreguoti planą ir sąmatą. Mes siūlome apytikslį klausimų sąrašą:
- Ar planuojate dalyvauti renginyje?
- Jei neplanuojate dalyvauti renginyje, tada dėl kokios priežasties?
- Kaip sužinojai apie renginį?
- Kaip vyko registracija dalyvauti renginyje (labai paprasta, paprasta, be jokių problemų, su nedideliais sunkumais, bet kokiais sunkumais)?
- Ar turite norų meniu?
- Kas mokės už jūsų dalyvavimą renginyje?
- Kokios temos, diskusijų klausimai jus domina?
- Ar turite klausimų apie renginį, kurie iš jų?
- Ar turite kokių nors klausimų renginio šeimininkui?
- Kaip norėtumėte gauti informaciją apie renginį (adresą, el. Pašto adresą, telefoną)?
- Kiti
Klausimai koreguojami atsižvelgiant į renginio tipą ir turinį. Svarbiausia yra sudaryti klausimyną, kad organizatorius gautų visus dominančius atsakymus. Tai padės nustatyti, kaip sudaryti veiksmų planą, išvengti bet kokių nesusipratimų. Taigi, musulmonų verslo partneriai pokylio metu nelies kiaulienos (tai reiškia, kad valgiaraštyje turėtų būti patiekalų iš vištienos, kalakutienos), o vadovaujančios įmonės vakarėlio pokštai kai kuriems žmonėms gali pasirodyti ne juokingi. Žinoma, apklausa turėtų būti anoniminė.
Surinkęs informaciją, darbuotojas pradeda ruošti planą.
Kaip suplanuoti renginį: pavyzdys
Plano forma parengta pagal GOST R 6.30-2003 „Suvienodintos dokumentacijos sistemos. Vieninga organizacinės ir administracinės dokumentacijos sistema. Reikalavimai dokumentų tvarkymui “. Tradiciškai plane nurodomos pasirengimo renginiui ir jo vedimui darbo rūšys, terminai ir atsakingi asmenys. Dokumento pradžioje nurodomas patvirtinimo dokumento organizacijos pavadinimas ir tipas, dokumento parengimo data, numeris ir vieta, patvirtinimo antspaudas. Atskirai sudaromi finansiniai dokumentai, patvirtinimo lapai ir susipažinimas su dokumentu. Diagramos pavidalu jis atrodo maždaug taip:
|
Aš patvirtinu --------------- --------------- (įmonės vadovo pareigos) ------------------------------------- (visas vardas) (parašas) |
|||
|
Pasirengimo ir vykdymo veiksmų planas -------------------------------------------------- ---- (renginio pavadinimas) |
|||
|
Data: Vieta: Renginio tikslas: |
|||
| Ne. | Darbo rūšys | Galutiniai terminai | Atsakingas |
| 1. | Organizacinio komiteto sukūrimas | 2014-12-15 | Vardas ir pavardė |
| 2. | Kultūros programos sudarymas | 2014-12-15 | Vardas ir pavardė |
| 3. | … | ||
Plane taip pat gali būti stulpelių „rezultatai“ ir „pastabos“.
Parengtas planas aptariamas su įmonės vadovybe, tvirtinamas ir perduodamas darbuotojams. Atsakingi asmenys pasirašo ant pažinties lapo ir gauna plano kopiją. Po to kyla klausimas: „Kaip sudaryti veiksmų planą?“ laikoma uždara.
Paprastai renginiai rengiami kelis kartus per metus, todėl renginių vedėjas ar kitas specialistas turi sudaryti metinį veiksmų planą. Kaip sudaryti metų veiksmų planą?
Metinis planas
Prieš pradėdami rengti metinį planą, turite išanalizuoti praėjusių metų įmonės veiklą. Remiantis analitinio darbo rezultatais sudaroma ataskaita, kurios turinyje bus nustatyti tikslai ateinantiems 12 mėnesių. Naujaisiais kalendoriniais metais renginiais bus siekiama tiksliai šių tikslų.
Renginiai planuojami pagal mėnesį. Kiek renginių reikės organizuoti kiekvieną mėnesį - nusprendžia įmonė. Viskas priklauso nuo tikslų ir aktualių problemų. Numatoma vienkartinė, periodinė ir tęstinė veikla. Vienkartiniai renginiai visų pirma apima įrangos pirkimą iš užsienio bendrovės. Dabartinis renginys taip pat rengiamas vieną kartą, tačiau užtrunka ilgiau. Periodiniai įvykiai kartojami tam tikru laiko intervalu. Tai gali būti personalo tobulinimas (konferencijos, seminarai, internetiniai seminarai), projektų rengimas ir įgyvendinimas, įmonių renginiai ir dar daugiau. Visi įvykiai turėtų būti logiškai suderinti tarpusavyje dėl įvykio galimybių, temos ir laiko.
Metinio plano forma
Metinis planas sudaromas kaip bendras darbo planas arba laiko grafikas. Kartais tinka abu variantai (pavyzdžiui, jei atlikėjai dirba skirtingose organizacijose). Apsvarstykime šių tipų planus išsamiau.
Bendrame metiniame plane pažymimas serijos numeris, renginio pavadinimas, terminai, rezultatai, vadovai ir pastaba. Skyriuje „Rezultatas“ nurodomas specialistų veiklos produktas: proceso ar mechanizmo schema, baigtas projektas, ataskaita, dokumentų paketas ir kt.
| Ne. | Renginio pavadinimas | Rezultatai | Galutiniai terminai | Atlikėjai | Pastabos | ||||
| Pradėti | Pabaiga | LLC | ABB | CJSC | |||||
| 1. | Tarptautinė konferencija | Abstraktų kolekcija | 01/15 | 01/17 | Vardas ir pavardė | Vardas ir pavardė | Vardas ir pavardė | Dalyvauja specializuotų universitetų studentai | |
| 2. | Pristatoma nauja sūrio įvairovė | Ataskaita apie naujos sūrio veislės pristatymą | 16.02 | 02.17 val | Vardas ir pavardė | Vardas ir pavardė | Vardas ir pavardė | Dalyvauja įmonių technologai | |
| 3. | … | ||||||||
Sudarant tvarkaraštį, nurodomos kiekvieno mėnesio veiklos. Ryšys tarp renginio pavadinimo ir mėnesio yra nutapytas. Dokumentas gali atrodyti taip:
| Ne. | Renginio pavadinimas | Rezultatai | Atlikėjai | 2014 metai | Pastabos | ||
| Sausio mėn | Vasario mėn | Kovo mėn | |||||
| 1. | Tarptautinė konferencija | Abstraktų kolekcija |
LLC ABB CJSC |
||||
| 1.1. | Informacinio biuletenio parengimas | Informacinis laiškas | Biuro vadovė | ||||
| 2. | Pristatoma nauja sūrio įvairovė | Ataskaita apie naujos sūrio veislės pristatymą | |||||
| 2.1. | Brošiūrų paruošimas | Skrajutės | Marketingo skyrius | ||||
Be metinio plano, rengiamos priemonių, ataskaitų teikimo ir kontrolės formų bei priedų pagrindimas. Programos apima:
- finansiniai įrašai;
- komunikacijos planas, kita renginio parama;
- rizikos analizė.
Visi minėti planai yra skirti suaugusiesiems. Tačiau su vaikais vyksta įvairūs renginiai. Vaikinų planų sudarymo modeliai yra beveik vienodi, tačiau yra keletas bruožų.
Kaip sudaryti veiksmų planą vaikams
Jauniems piliečiams skirtas renginys skiriasi nuo suaugusiųjų renginių, visų pirma švietimo ir (ar) sveikatos gerinimo orientacijos. Atsakingi paskiriami mokytojai, psichologai, pramogų mėgėjai, bibliotekininkai, patarėjai sveikatos stovyklose ir kiti specialistai, dirbantys su vaikais. Renginio specifika priklauso nuo vaikų amžiaus ir nustatytų užduočių. Apsvarstykite renginių planavimo ypatybes ikimokyklinio ugdymo įstaigoje, mokykloje, bibliotekoje ir poilsio stovykloje.
Ikimokyklinis
Darželio veikla yra metinio plano dalis. Suteikiama:
- matematikos (teminės ir atostogų datos);
- sporto atostogos;
- sveikatos dienas ir savaites (apima įvairią veiklą);
- tėvų susirinkimai ir kt.
Kiekvienai iš šių veiklų sudaromas planas arba scenarijus, kurį tvirtina vadovas ir suderina su jos pavaduotoju. Nurodykite renginio pavadinimą, tikslą, užduotis, įvykio laiką ir vietą, įrangą, inventorių, įvykio eigą (scenarijuje) ir atsakingus asmenis. Štai sveikatos dienos veiksmų plano sudarymo pavyzdys:
|
Aš tvirtinu: vadovas --------------- (vardas ir pavardė) „____“ ______________ 2014 m |
|||
|
Sutarta: OIA vadovo pavaduotojas ------------------------------ (visas vardas) „____“ ______________ 2014 m |
|||
| Sveikatos dienos veiksmų planas (data) | |||
| Laikas ir vieta | Renginio pavadinimas | Grupė | Atsakingas |
|
8.00 - 8.30 val Sporto aikštelė |
Rytinė gimnastika | Visos grupės | Grupių auklėtojai |
|
10.00 -10.30 Sporto salė |
Estafetės varžybos | Senjorų grupė | Kūno kultūros instruktorius, grupės auklėtojas |
| … | |||
|
15.00 - 15.20 val Baseinas |
Sportinis laisvalaikis „Neptūnas atėjo pas mus“ | Vidurinė grupė | Plaukimo instruktorius, slaugytojas, grupės auklėtojas |
| Dienos metu | Foto reportažas iš Sveikatos dienos | Visos grupės | Grupių mokytojai, mokytojų padėjėjai |
Atsižvelgiant į renginio specifiką, gali būti nurodomi laukiami rezultatai (mokinių dažnio sumažėjimas, idėjų apie vaikų sveiką gyvenseną formavimas, tėvų pedagoginės kultūros lygio padidėjimas ir kt.).
Renginio scenarijus ikimokyklinukams yra žaidimai, spektakliai pagal pasakas, stebuklingi triukai, atrakcionai. Svarbu, kad atostogos būtų įdomios, linksmos, gyvos, o svarbiausia - naudingos vaikams.
Mokykla
Veikla studentams planuojama mokslo metų ir atostogų metu. Veiksmų planus sudaro vadovas, klasės auklėtojas, kūno kultūros mokytojas, organizatorius ir psichologas. Mokytojų sudarytus planus tikrina ir tvirtina vyriausiasis mokytojas. Numatomi renginio tikslai ir uždaviniai, numatomi rezultatai, paskiriami atsakingi asmenys. Rengiant planus, atsižvelgiama į vaikų amžių, jų pomėgius, problemas klasėje (akademiniai rezultatai, elgesys, santykiai komandoje ir kt.), Taip pat į objektyvius veiksnius (metų laiką, gyvenvietės tipą, ypač reljefą, klimatą ir kt.), įsimintinos datos. Todėl vyksta renginiai „Riterių ir princesių“, „Susipažinimo su muzikiniu teatru“, „Vasaros atostogos“, „Jie kovojo už Tėvynę“ ir kitomis temomis. Svarbiausia, kad vaikai turėtų domėtis. Rengiant renginį ir planuojant jį taip pat įsitraukia patys studentai. Kaip sudaryti veiksmų planą? Pavyzdys pateiktas lentelėje.
|
Aš patvirtinu Vadovo Nr. --------------------------- (visas vardas) |
||||
| Rudens atostogų ugdymo planas | ||||
| Ne. | Renginys | Data | Klasė | Laikas |
| 1. | Apsilankymas muzikiniame komedijos teatre | 2013-10-28 | 11 | 4 val. |
| 2. | Operacija Išgydyti knygą | 2013-10-29 | 5–6 | 12.00 val |
| 3. | … | |||
Vaikų biblioteka
Bibliotekos darbuotojai pasirūpina, kad vaikai daugiau skaitytų ir mėgsta knygas. Šiuo tikslu rengiami literatūros vakarai, viktorinos, aukcionai ir tt Kaip sudaryti bibliotekos veiksmų planą? Šis darbas atliekamas keliais etapais. Pasirinkta renginio tema, nustatomas jo tikslas ir taikymas pagal amžių. Atsižvelgiant į dalyvių amžių, atrenkami literatūros kūriniai, sudaromas scenarijus.
Bibliotekininkai nepamiršta apie reklamą: daromi plakatai, lankstinukai, kvietimai. Svarbus dalykas yra iliustracinės medžiagos parengimas. Pats įvykis yra fiksuojamas, analizuojamas ir reklamuojamas žiniasklaidoje. Plano forma gali būti kažkas tokio:
| Ne. | Renginio forma | Renginio pavadinimas | Publika | Data |
| 1. | Pageant | Valentino diena | Vidurinių mokyklų moksleiviai | 02/14 |
| 2. | Klausimų ir atsakymų vakaras | "Kas žino daugiau pasakų?" | Ikimokyklinukai ir pradinių klasių moksleiviai | 03/18 |
| 3. | … |
